On peut dire sans risque de se tromper que toutes les entreprises veulent gérer leur organisation le plus efficacement possible. Autrement dit, l’idée est d’offrir les meilleurs produits et services au coût le plus bas possible. Une erreur couramment commise par les administrateurs est de confondre qualité et quantité.
Que vous ayez été confronté à la tâche d’améliorer l’efficacité globale d’une entreprise ou que vous souhaitiez simplement voir où vous pouvez vous améliorer, les conseils suivants vous seront certainement utiles. Voici plusieurs façons de rationaliser l’efficacité d’une entreprise tout en améliorant la qualité.
Artisan , entrepreneur : Comment améliorer votre organisation ?
Promouvoir une culture de communication ouverte
Si votre entreprise a mis en place une politique de « porte ouverte », vous êtes déjà sur la bonne voie. C’est un excellent début, mais pensez à aller plus loin. Trop souvent, les « politiques de la porte ouverte » finissent par être des entrées creuses, rarement utilisées, dans les manuels des employés. Celles-ci sont généralement écrémées, au mieux, le premier jour de travail. Créez une culture de communication véritablement ouverte, et la productivité s’améliorera grâce à un moral plus positif au bureau.
Encouragez la communication, la collaboration et le retour d’information entre les services, ainsi qu’entre la direction et le personnel. Cela permettra d’animer le flux d’idées, ce qui se traduira par une équipe plus productive dans l’ensemble et une meilleure organisation.
Mettre en œuvre les appareils mobiles intelligents pour une meilleure organisation
Les smartphones, tablettes et autres appareils intelligents constituent une étape exceptionnellement efficace pour améliorer son organisation et sa productivité. Fournissez des smartphones au personnel de vente pour l’aider à rester en contact avec le bureau par téléphone et par courrier électronique pendant les appels de vente. Les tablettes leur donnent la possibilité de créer et de modifier des présentations en déplacement, et il existe d’innombrables applications disponibles sur ces deux appareils qui sont conçues pour améliorer la productivité en aidant à combiner et à hiérarchiser les tâches. Lorsque vous mettrez en place un système de gestion intelligent des appareils mobiles, vous mettrez votre entreprise sur la voie rapide de procédures plus efficaces. Les clients et les employés bénéficieront ainsi d’une expérience de meilleure qualité, ce qui se traduira par un résultat net plus solide.
Accepter les commentaires
Vos employés ont des opinions. Encouragez l’ensemble de l’entreprise à accepter les réactions, qu’elles soient positives ou négatives, en créant un débouché pour elles. C’est une bonne idée de désigner un centre général dans le bâtiment pour que le personnel puisse communiquer et faire des suggestions sur l’entreprise. Beaucoup choisissent de le faire par l’intermédiaire d’un site web spécifique centré sur les questions de ressources humaines, servant de guichet unique pour les questions et les mises à jour liées au travail.
Pour les entreprises en phase de démarrage et les petites entreprises, une approche plus personnelle – et plus abordable – consiste à organiser des réunions hebdomadaires ou mensuelles pour partager des idées. Vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage dans une partie centrale du bureau comme lieu d’échange d’idées.
Obtenir une mise à jour technologique
Jetez un coup d’œil à votre bureau principal. Vos employés sont-ils en train de taper sur des écrans vieux de 10 ans reliés à des ordinateurs obsolètes ? À première vue, cela peut sans doute sembler un coût important, mais la mise à jour périodique des ordinateurs et des logiciels des employés est une nécessité absolue pour une meilleure organisation. Le facteur de productivité le plus fondamental étant la vitesse, la première chose à améliorer est d’équiper les ordinateurs de bureau des logiciels et du matériel les plus performants. Vous pourrez peut-être vous en sortir avec une simple mise à jour du disque dur ou une augmentation de la mémoire vive, mais ces ordinateurs nécessiteront une maintenance régulière et une attention particulière tous les deux ou trois ans. S’il y en a eu plus de six, il est temps de mettre le système entièrement à niveau.
Analyser les processus des employés pour une meilleure organisation
Faites un sondage auprès de vos employés actuels pour évaluer leur efficacité globale. Demandez à vos superviseurs directs de passer une heure environ avec chaque service pour déterminer comment chaque équipe gère les tâches individuelles. Rencontrez ensuite ces superviseurs pour comparer leurs notes et voir s’il existe une manière plus rapide et plus efficace de faire les choses.
Fixer des objectifs réalisables
Une fois tous ces ajustements et changements effectués, il est temps de se fixer des objectifs réalistes. Fixez des objectifs généraux et globaux pour l’ensemble de l’entreprise, puis travaillez avec les chefs de service pour décider des objectifs à fixer pour chaque service et, enfin, pour chaque employé. Vous fixer des objectifs réalistes et tangibles de cette manière apportera une motivation bien nécessaire.
L’amélioration de l’efficacité d’une entreprise peut certainement être une tâche ardue. Ne soyez pas intimidé par l’énormité de la situation. Considérez plutôt que c’est une chance de faire de votre entreprise une entreprise pour laquelle tout le monde voudrait travailler, et de la rendre plus efficace en même temps.